Das Telefon klingelt: Der Aufzug steht, im dritten Stock tropft es an der Decke, und eine Mieterin will wissen, wann der Handwerker nun kommt. Wer Wohnungen verwaltet, kennt diesen Takt – und weiß, dass er den Tag zerlegt. Eine App kann daran etwas ändern – sie muss dafür nicht alles können, sondern eine Sache richtig gut. Welche das ist und was sie kostet, steht hier.
Die Abläufe, um die es geht
Sechs Abläufe kommen für eine App in der Verwaltung überhaupt in Frage:
- Schadens- und Mängelmeldung. Der Mieter fotografiert den Wasserfleck, wählt eine Kategorie, schreibt zwei Sätze – statt anzurufen und auf einen Rückruf zu warten.
- Statusverfolgung. Gemeldet, beauftragt, Termin steht, erledigt – sichtbar für den Melder.
- Dokumente. Hausordnung, Betriebskostenabrechnung, Protokolle – für Mieter das eine, für Eigentümer das andere.
- Termin- und Handwerkerkoordination. Wer hat wann Zeit, wer hat den Schlüssel, wer öffnet die Wohnung.
- Ankündigungen ans ganze Haus. Wasser abgestellt, Treppenhaus gestrichen, Aufzugswartung am Dienstag.
- Zählerstände. Einmal im Jahr dieselbe Runde, dieselben Rückfragen, dieselben unleserlichen Fotos.
Alle sechs sind sinnvoll. Trotzdem ist unser Rat, mit genau einem davon anzufangen.
Warum die Mängelmeldung der beste Anfang ist
Von den sechs ist sie der Ablauf, der potenziell täglich anfällt, dich mitten in der Arbeit unterbricht und am Ende trotzdem am schlechtesten dokumentiert ist: Ein Anruf hinterlässt eine Notiz, ein Foto auf einem Handy oder gar nichts.
Eine App macht daraus einen strukturierten Vorgang: Objekt und Wohnung stehen automatisch dran, weil die Person angemeldet ist, dazu Kategorie, Beschreibung, ein bis drei Fotos, Zeitstempel. Was im Büro ankommt, ist keine Erzählung mehr, sondern ein Datensatz, den du an den Handwerker weiterreichen kannst, ohne nachzufragen, in welchem Stockwerk das war.
Ob sich das rechnet, entscheiden deine Zahlen, nicht unsere. Ein Rechenmuster, dessen Werte reine Platzhalter für deine eigenen sind: Kämen pro 100 Einheiten wöchentlich zehn Meldungen herein und kostete jede mit Rückruf, Notiz und Nachfrage zusammen zwölf Minuten, wären das bei 400 verwalteten Einheiten rund acht Stunden pro Woche. Kommt mit deinen tatsächlichen Werten kein überzeugender Betrag heraus, lautet die Antwort nein.
Die Statusverfolgung gehört direkt dazu
Der zweite Anruf ist der ärgerlichste: „Ich wollte nur mal fragen, ob da schon was passiert ist.“ Ihn ersetzt eine Statusanzeige mit vier Zuständen plus eine Push-Nachricht bei jeder Änderung. Meldung und Status gehören deshalb in denselben ersten Schnitt – einzeln ergeben sie nur die Hälfte des Nutzens.
Der Rest darf warten – nicht, weil Dokumente, Termine oder Zählerstände unwichtig wären, sondern weil ein enger Schnitt schneller live geht, weniger kostet und zeigt, was deine Mieter wirklich benutzen › „Das MVP-Prinzip“. Wie die andere Seite arbeitet – der Monteur draußen, mit Auftrag, Fotos und Zeiten –, steht in „App für Handwerksbetriebe“.
Die Hürde, die leicht übersehen wird
Deine Mieter müssen die App installieren – für einen Ablauf, den sie vielleicht zweimal im Jahr brauchen. Eine App ohne Nutzer löst kein Telefonproblem, sie verschiebt es. Drei Konsequenzen:
- Der Einstieg muss ohne Reibung laufen: kein Formular mit zehn Feldern, sondern ein Zugangscode aus dem Anschreiben.
- Die Ankündigungsfunktion ist die eine Ausnahme von der Warteliste – sie gibt der App einen zweiten, regelmäßigen Anlass, geöffnet zu werden.
- Prüf ernsthaft, ob für die Mieterseite eine Web-Variante ohne Installation reicht › „PWA oder native App?“; worauf es danach ankommt, steht in „Damit deine App wirklich genutzt wird“.
Der Kostentreiber heißt Schnittstelle
Die App muss wissen, wer wo wohnt. Diese Stammdaten – Objekte, Einheiten, Mieter, Eigentümer – liegen in deiner Verwaltungssoftware und bleiben dort besser auch. Drei Wege führen hin:
- Ohne Anbindung. Einmal importiert, danach von Hand gepflegt – günstig im Bau, aufwendig im Unterhalt, sobald Mieter wechseln.
- Export und Import. Regelmäßig eine Datei, automatisch eingelesen – der pragmatische Mittelweg.
- Echte Schnittstelle. Sauber, aber nur möglich, wenn deine Software eine Programmierschnittstelle anbietet – ob, in welchem Umfang und zu welchem Tarif, sagt dir allein dein Anbieter.
Daher die erste Frage vor jedem Angebot, auch vor unserem: Ruf beim Anbieter deiner Verwaltungssoftware an und frag gezielt nach Mieterportal, App und Schnittstelle. Möglicherweise gehört längst etwas zu deinem Paket, das nur nie ausgerollt wurde – dafür brauchst du uns dann nicht. Und im App-Kosten-Rechner macht diese Antwort mehrere tausend Euro aus.
Mieterdaten sind personenbezogene Daten
Name, Adresse, Wohnung, Meldungshistorie – und Fotos, die schnell mehr zeigen als den Wasserfleck, nämlich das Innere einer Wohnung. Die technischen Entscheidungen fallen früh und sind dann günstig: Wer sieht welche Meldung, wie lange bleiben Fotos gespeichert, was passiert beim Auszug, wo stehen die Server. Die Bewertung des Einzelfalls gehört zu Anwältin, Anwalt oder Datenschutzbeauftragtem; die technische Seite steht in „DSGVO in Apps“.
Zwei Grenzen benennst du besser früh. Ob eine Mitteilung über die App rechtlich als zugegangen gilt, ist eine Rechtsfrage und keine technische – kläre sie anwaltlich, bevor du Fristen daran hängst. Und ob eine Ablesung per App bei Heizung und Warmwasser passt, klärst du mit Messdienstleister, Verband oder Anwaltskanzlei. Bauen können wir beides – bewerten können wir es nicht.
Was das kostet
Unsere Preise stehen offen auf der Preis-Seite. Für eine Mängelmelde-App mit Status, Fotos und Push sähe eine Zusammenstellung so aus:
- Basis – Konzeption, UI-Grundlagen, Projektsetup, Qualitätssicherung, Store-Release: 11.000–18.000 €
- Cross-Platform, iOS und Android aus einer Codebasis: 7.500–12.000 €
- Solides, systemnahes Design: 0 € – die App muss verständlich sein, nicht spektakulär
- E-Mail-Login mit Profil: 3.000–5.000 €
- Firebase oder Supabase als Backend: 4.500–9.000 €
- Kamera und Foto-Upload: 3.000–6.000 €
- Push-Benachrichtigungen für Statuswechsel und Ankündigungen: 2.000–3.000 €
Macht 31.000–53.000 €, Umsetzungsdauer in dieser Größenordnung rund 9–16 Wochen. Damit der Vorgang im Büro endet und nicht in einem Posteingang, gehören zwei Positionen praktisch dazu: die Bearbeitungsseite fürs Büro als Web-Dashboard mit 6.000–11.000 € und die Schnittstelle zur Verwaltungssoftware mit 4.500–9.000 €.
Kleiner geht es mit der Starter-App zum Festpreis von 9.900 € in 4–6 Wochen – bewusst eng: bis zu fünf Screens, ohne Login, ohne eigenen Server. Als Meldeweg heißt das: Objekt aus einer festen Liste, Wohnung, Kategorie, Foto, Text – und daraus eine fertig vorbereitete E-Mail ins Büro. Das ersetzt Telefonate, aber keine Statusverfolgung, keine Historie und keine Rollen › „Von der Idee zur Starter-App“.
Dazu kommt der Betrieb: als Faustregel 15–20 % der Projektsumme pro Jahr, bei uns als Wartungspakete ab 150 € netto im Monat. Die Herleitung der Summen steht in „Was kostet eine App?“. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer – unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen.
Sitzt du in Bayern und erfüllst die Größenkriterien – weniger als 50 Mitarbeiter, höchstens 10 Millionen € Umsatz oder Bilanzsumme –, dann prüf vorher den Digitalbonus Bayern: Stand 2026 muss der Antrag vor Vorhabensbeginn gestellt sein, also vor der Beauftragung. Verbindlich entscheidet allein die Bewilligungsstelle.
Fazit
Eine App für die Hausverwaltung muss nicht die ganze Verwaltung abbilden. Sie muss den Anruf ersetzen, der dich am häufigsten unterbricht, und den Vorgang dokumentieren, den du sonst aus Notizen rekonstruierst. Der Rest baut darauf auf.
Erzähl uns im kostenlosen Erstgespräch, wie viele Einheiten du betreust, welche Verwaltungssoftware läuft und wie eine Mängelmeldung heute durch dein Büro geht. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden – auch dann, wenn die ehrliche Antwort lautet: Frag zuerst deinen Software-Anbieter.