Eine App für die eigenen Leute – Zeiterfassung, Checklisten, Baustellen-Dokumentation – soll nicht im App Store neben Spielen und Bank-Apps stehen. Nicht aus Geheimniskrämerei, sondern weil sie für niemanden außer deinem Team einen Sinn hat. Die Frage, die dann kommt: Wie kommt sie auf die Handys, wenn nicht über den Store?
Die Antwort ist auf beiden Plattformen ähnlich: Es gibt Wege, aber es sind Verteilungswege, keine Abkürzungen. Welche Regeln dabei gelten, hängt vom Weg ab – auf dem einen strenger als auf dem anderen.
iOS: vier Wege und ihre Grenzen
TestFlight. Der Beta-Dienst von Apple. Bequem, schnell, ohne öffentlichen Store-Eintrag – und für den Dauerbetrieb nicht gedacht: Laut Apple lässt sich ein Build bis zu 90 Tage testen, danach ist er für die Tester nicht mehr verfügbar. Apple beschreibt den Dienst als Weg, Beta-Versionen vor der Veröffentlichung testen zu lassen (Stand 2026). Gut für die Pilotphase mit zehn Kollegen, nicht für die nächsten drei Jahre.
Unlisted-Verteilung im App Store. Die App wird ganz normal eingereicht und geprüft; den Antrag auf Unlisted-Verteilung nimmt Apple erst an, wenn sie bei App Review liegt oder schon im Store ist. Nach der Genehmigung erscheint die App in keiner Kategorie, Empfehlung, Chart oder Suche und ist nur über einen direkten Link erreichbar (Stand 2026). Ein Zugangsschutz ist der Link nicht: Wer ihn hat, kann die App laden – schützen muss der Login.
Custom Apps über Apple Business. Laut Apple ist eine Custom App eine App für eine bestimmte Organisation – ausdrücklich auch für den eigenen internen Gebrauch. Auch sie durchläuft die Prüfung; danach ist sie nur für die Organisationen sichtbar, die du in App Store Connect benennst, und ausgeliefert wird sie über die Geräteverwaltung (MDM) oder Einlöse-Codes (Stand 2026; früher Apple Business Manager). Der Weg passt, wenn ihr Firmen-iPhones ohnehin zentral verwaltet.
Apple Developer Enterprise Program. Die Verteilung im eigenen Haus, ohne App Store – mit hohen Hürden. Apple nennt als Voraussetzungen unter anderem: eine juristische Person, 100 oder mehr Beschäftigte, ein bestandenes Verifizierungsgespräch und die Nutzung allein für eigene, rein intern genutzte Apps (Stand 2026). Für kleine Betriebe scheidet dieser Weg damit aus.
Android: mehr Freiheit, mehr Verantwortung
Geschlossene Tests in Google Play. Eine geschlossene Testgruppe bekommt die App über Play, ohne dass sie öffentlich erscheint. Google beschreibt diese Tracks als Weg, Vorab-Versionen mit einer begrenzten Gruppe zu prüfen (Stand 2026). Für Piloten gut, für den Dauerbetrieb nicht vorgesehen.
Private Apps über Managed Google Play. Die App wird auf bestimmte Organisationen beschränkt und ist danach nur für diese verfügbar – veröffentlichen kannst du sie aus der Play Console oder direkt aus der Verwaltungskonsole (EMM). Der Ablauf ist anders als bei Apple: Laut Google werden private Apps, die du in der EMM-Konsole veröffentlichst, für die eigene Organisation automatisch freigegeben und sind meist innerhalb von zehn Minuten verteilbar; sie unterliegen nicht denselben Prüfungen wie öffentliche Apps und lassen sich später nicht in öffentliche umwandeln (Stand 2026). Der saubere Weg, wenn ihr Android-Geräte zentral verwaltet.
Direkte Installation der App-Datei. Android erlaubt es, eine App-Datei ohne Store zu installieren. Technisch der einfachste Weg – und der, den wir für den Dauerbetrieb nicht empfehlen: Updates müssen von Hand verteilt werden, und eine Prüfung durch Google Play gibt es nicht. Seit Android 8 muss außerdem jede Quelle, die installieren darf, einzeln freigegeben werden (Berechtigung „Unbekannte Apps installieren“), und Google Play Protect kann bei unbekannten Apps vor der Installation einen Scan vorschlagen (Stand 2026). Dazu kommt: Für zertifizierte Android-Geräte baut Google eine Entwickler-Verifizierung auf – seit dem 30. September 2026 zunächst für teilnehmende App-Stores in Brasilien, Indonesien, Singapur und Thailand; weltweit für alle Apps will Google ab 2027 nachziehen. Apps aus dem Store der eigenen Organisation auf verwalteten Geräten nimmt Google davon aus (Stand 2026).
Was auf beiden Plattformen bleibt
Entwicklerkonten. Für alle Wege über die Stores brauchst du ein Apple-Entwicklerkonto und ein Google-Play-Entwicklerkonto – auf den Namen deiner Firma, nicht auf den des Dienstleisters. Die Gebühren und was sonst zur Veröffentlichung gehört, stehen in „App im Store veröffentlichen“.
Die Richtlinien. Bei Apple führen Unlisted-Verteilung und Custom App durch App Review – dort gilt, was für jede App gilt: Angaben zum Datenschutz, nachvollziehbare Berechtigungen und, wenn Nutzer sich in der App selbst ein Konto anlegen können, eine Kontolöschung in der App (Stand 2026). „Ist ja nur intern“ ist dort kein Argument. Private Apps aus der EMM-Konsole prüft Google nach eigener Aussage nicht wie öffentliche – die Pflichten aus dem Datenschutz nimmt dir das nicht ab.
Updates. Der Vorteil der Store-Wege gegenüber der Direktinstallation: Updates verteilt der Store – bei aktivierten automatischen Updates ohne Zutun der Nutzer. Bei einer App auf zwanzig Firmenhandys kann das der Unterschied zwischen einem Klick und einem Nachmittag sein.
Der Login für interne Apps
Interne Apps müssen keine Selbstregistrierung anbieten. Du legst die Konten an, vergibst Zugangsdaten und ziehst sie zurück, wenn jemand geht – das kann einfacher und sparsamer sein als eine Selbstregistrierung mit Passwort-Reset. Warum, und wann die anderen Login-Wege sinnvoll sind, steht in „Login in der App – welcher Weg passt?“. Und ob deine Team-App überhaupt einen Server braucht, klärt „Braucht meine App ein Backend?“.
Was das kostet
Was Entwicklerkonten kosten, ändert sich – die aktuellen Gebühren stehen im Store-Artikel oben. Was in jedem Fall Zeit kostet, ist die Einrichtung: der Antrag auf Unlisted-Verteilung, die Konfiguration in Apple Business oder in Managed Play, das Anlegen der Geräte oder Konten. Diese Einrichtung gehört bei uns in den Basis-Anteil des Projekts – für interne Apps eben ein Store-Release ohne öffentlichen Eintrag. Die Kosten der App selbst richten sich nach ihren Funktionen; Anhaltspunkte liefert der App-Kosten-Rechner, die laufenden Kosten „Was kostet eine App im Monat?“.
Datenschutz gilt intern genauso
Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten – Arbeitszeiten, Standorte, Fotos vom Arbeitsplatz. Dass die App nur intern läuft, ändert daran nichts; im Gegenteil kommen Fragen der Mitbestimmung dazu, wo es einen Betriebsrat gibt. Das hier ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung: Was in deinem Fall zu beachten ist, klärst du mit Datenschutzbeauftragtem, gegebenenfalls Betriebsrat und im Zweifel anwaltlich; die technische Seite steht in „DSGVO in Apps“.
Fazit
Eine Mitarbeiter-App muss nicht öffentlich sein – Unlisted-Verteilung und Custom App führen bei Apple trotzdem durch App Review. Für kleine Teams ohne Geräteverwaltung ist die Unlisted-Verteilung bei Apple der pragmatische Weg, bei verwalteten Geräten Apple Business und Managed Google Play. TestFlight und geschlossene Tests bleiben, was sie sind: Werkzeuge für die Pilotphase. Und die Direktinstallation unter Android bleibt eine Notlösung: Jedes Update ist Handarbeit.
Wenn du eine App für dein Team planst: Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welcher Weg zu eurer Geräte-Situation passt. Wir antworten werktags innerhalb von 24 Stunden.